Wie funktioniert mein Lastschrifteinzug (DTAUS) nach der SEPA-Umstellung?

Für AD ticket-Veranstalter, die Endkunden-Lastschriften bisher selbst einziehen, gibt es folgende Änderungen:

1. Schnittstelle testen

Falls Sie über eine SAP- oder FiBu-Schnittstelle verfügen, wurden die notwendigen Anpassungen bereits durchgeführt. Bitte melden Sie sich bei unserem Support unter Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! und vereinbaren Sie einen Test.

2. Gläubiger-ID, Inkassovereinbarung und DTA-Verlängerung

Die Gläubiger-Identifikationsnummer kennzeichnet grundsätzlich den Einziehenden und muss unter www.glaeubiger-id.bundesbank.de beantragt werden. Bitte ergänzen Sie im Menüpunkt Einstellungen > Zahlungsinformationen Ihre Gläubiger-ID.

Für die Nutzung von SEPA-Basislastschriften (und die zugehörigen Eillastschriften) muss eine Inkassovereinbarung mit der Hausbank abgeschlossen werden. Wenn Sie zudem länger an DTA festhalten und nicht sofort auf SEPA-Zahlungsarten umstellen wollen (immerhin gibt es ja eine Verlängerung bis zum 1. August), müssen Sie die Modalitäten mit Ihrer Hausbank klären und ReserviX informieren. Wichtig: Für die Übertragung der SEPA-XML an die Bank wird eine Finanzsoftware wie z.B. SFirm benötigt, da ReserviX nur eine SEPA-XML pro Vorgang erstellt und nicht für jeden Lastschrifttyp (Erst-, Folge-, Eillastschrift) eine eigene separate Datei. Die Aufteilung in sog. Sammler übernimmt die Finanzsoftware.

3. IBAN vs. Kontonummer

Zukünftig kann im Web (z.B. unter www.adticket.de) oder in einer Verkaufsmaske mit Radiobuttons auf IBAN/BIC umgeschaltet werden. Die wechselseitige Berechnung (IBAN/BIC <> Konto/BLZ) erfolgt automatisch nach Ablage einer Bestellung im System. Die Berechnung von IBAN/BIC in der Kundenverwaltung erfolgt hingegen direkt über ein PopUp. Info: IBAN und BIC aller Ticketkunden wurden bereits nachberechnet und wird zusätzlich auf allen Unterlagen (Bestellbestätigung, Rechnung usw.) korrekt ausgewiesen.

4. Bestellbestätigung und Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) ergänzen

Bitte kontrollieren Sie nach der Umstellung Ihre Rechnungsvorlagen, da diese aufgrund der größeren Textmenge mit IBAN und BIC unter Umständen angepasst werden müssen. Nach Umschaltung auf SEPA-XML werden neue Inhalte in der Bestellbestätigung angezeigt (Auszug):

• Gläubiger-Identifikationsnummer: Datenquelle siehe Punkt 2.
• Mandatsreferenz: Kundennummer-E-Versionsnummer (also z.B. 1478523E1 bzw. 1478523-E-1, siehe Punkt 8.)
• Hinweis "Bei SEPA-Lastschriften wird der Fälligkeitstermin separat bekannt gegeben". Hintergrund: Der Fälligkeitstermin einer Lastschrift ist zum Zeitpunkt der Bestellung noch nicht festgelegt und wird erst durch Klick auf die XML-Datei generiert (siehe Punkt 5.).

Zur Absicherung und für eine bestmögliche Fristverkürzung, empfehlen wir folgende Textbausteine in Ihre AGB aufzunehmen:

• "Wir informieren Sie spätestens einen Arbeitstag vor dem Fälligkeitstermin über den Lastschrifteinzug."
• "Sollte der Fälligkeitstermin auf ein Wochenende oder einen Feiertag fallen, verschiebt sich die Abbuchung auf den ersten darauf folgenden Banktag."
• "Bitte leiten Sie die Information über den Fälligkeitstermin an den Kontoinhaber weiter, wenn dieser abweichend ist."

5. Aus DTAUS wird XML

Damit Sie Ihre Lastschriften weiterhin einreichen können, wird spätestens ab 1. August eine XML-Datei benötigt. Es wird keinen Parallelbetrieb beider Formate geben und eine Umstellung vom DTA-Format auf XML ist nicht umkehrbar. Senden Sie uns für die Umstellung eine E-Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! und geben Sie Ihre ID an. Die XML wird anschließend unter "Verwaltung > Export Lastschrift" bereitgestellt ( Beispiel ).

Die Fälligkeitstermine von Lastschriften werden tagesaktuell während dem Download der SEPA-Datei berechnet. Die Termine variieren also, wenn die gleiche SEPA-XML jeden Tag erneut angeklickt und heruntergeladen wird. Bitte reichen Sie die Datei am gleichen Tag ein. Der erste Fälligkeitstermin (COR1) wird in einem PopUp angezeigt und kann somit - wenn z.B. per Post vorangekündigt werden soll oder Sie einen festen Fälligkeitstermin in der nahen Zukunft planen - selbst festgelegt werden. Eine Veränderung des Fälligkeitstermins erfolgt auf eigenes Risiko

Für die SEPA-XML werden umfangreichere Informationen als beim bisherigen DTAUS-Format benötigt:

• Lastschriftart: Basislastschrift (Firmenlastschrift wird nicht angeboten)
• Mandatsreferenz und Versionierung: siehe Punkt 8
• Lastschrift-Turnus: Wiederkehrend (ansonsten erlischt das Mandat nach der ersten Bestellung)
• Erst- oder Folgelastschrift: Wurde das Mandat wie in Punkt 8 beschrieben aktualisiert, ist die erste Lastschrift in der XML eine „Erstlastschrift“ und alle weiteren Lastschriften sind „Folgelastschriften“
• Datum der Mandatserteilung: siehe Punkt 8
• Fälligkeitstermin: siehe oben

6. Umwidmung für bestehende Einzugsermächtigungen erstellen

Bereits von Ihren Kunden erhaltene Einzugsermächtigungen können - sofern gültig und unterschrieben - zu einem SEPA-Basislastschriftmandat umgewidmet werden. Hierzu muss der Kontoinhaber jedoch in irgendeiner schriftlichen Form informiert werden (Brief, Mail, Fax, SMS, Verwendungszweck-Text). Die Umwidmung muss die jeweilige Mandatsreferenznummer (Kundennummer-E-1), Ihre Gläubiger-ID sowie die IBAN und BIC enthalten.

• Kundendaten MANUELL korrigieren, wenn IBAN nicht berechnet werden konnte

  Die automatische Nachberechnung von IBAN und BIC ist bei bestimmten Kontoverbindungen mit besonderen Bankleitzahlen nicht möglich. Unter "Verwaltung > Kunden" deshalb bitte die Filter "Für Umwidmung eingrenzen" und "Nur Kunden, bei denen die IBAN nicht automatisch berechnet werden konnte" setzen. Für die nun selektierten Kunden muss eine IBAN hinterlegt werden (wenn Sie diese umwidmen wollen).

• Excel-Datei für einen Umwidmungs-Serienbrief generieren

  Mit der Grundselektion "Für Umwidmung eingrenzen" können Sie eine Excel-Datei mit allen benötigten Informationen für einen Umwidmungs-Serienbrief generieren. Bitte sortieren Sie vor der Versendung alle Kunden aus, bei denen bereits die zu Grunde liegende Einzugsermächtigung ungültig ist (da z.B. die Unterschrift fehlt). Eine Serienbrief-Vorlage für Umwidmungen finden Sie hier .

• Automatisches Umwidmungs-PDF generieren

  Statt einen Serienbrief zu erstellen können Sie auch ein PDF für die Umwidmungen generieren. Dieses greift auf Ihr Geschäftspapier zurück, wenn es im System als PDF hinterlegt wurde. Wenn der Textblock nicht auf Ihr Geschäftspapier passt, bitte das hinterlegte PDF kurzzeitig entfernen bzw. anpassen. Bei Fragen kontaktieren Sie bitte Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! . Das Gleiche gilt für die Rückfragen E-Mailadresse im Umwidmungs-PDF . Hier wird die Mandanten-E-Mailadresse angezeigt, die wir von Ihnen gespeichert haben. Diese können Sie ebenfalls für die Dauer der PDF-Generierung anpassen lassen.

• Umwidmungsdatum muss in ReserviX hinterlegt werden

  Nachdem der Serienbrief, die Serien-E-Mail oder die automatischen Umwidmungsbriefe versendet worden sind, muss das Umwidmungsdatum zwingend wieder in ReserviX hinterlegt werden. Hierzu gibt es eine Umwidmungsdatum-setzen-Funktion in der Kundenverwaltung. Wichtig: Ohne Umwidmungs- oder auch Mandatsdatum kann ein Datensatz nicht in einer XML-Exportdatei berücksichtigt werden.

7. Neue Mandate erstellen

Jeder Kunde, dem Sie die Zahlungsart Lastschrift anbieten wollen, muss Ihnen zukünftig ein Basislastschrift-Mandat zum Einzug erteilen. Eine Basislastschriftmandats-Vorlage finden Sie hier. Jedes Mandat sollte mit Originalunterschrift versehen sein, sonst gilt statt 8 Wochen die verlängerte Widerspruchsfrist von 13 Monaten.

Ein nicht-unterschriebenes Mandat gilt als nicht-erteilt (wie vor SEPA übrigens auch), deshalb kann der Kunde auch nach über einem Jahr dem Lastschrifteinzug widersprechen. Der Gesetzgeber hat noch kein eMandat für Onlineverkäufe zur Verfügung gestellt, d.h. eine Checkbox am Ende des Bestellprozesses mit dem Ziel einer Mandatserteilung ("Hiermit erteile ich der Firma XY erteile das Mandat, den fälligen Rechnungsbetrag per Lastschrift von meinem Konto einzuziehen") hat eher symbolischen Charakter und begründet noch - nach derzeitiger Rechtslage - kein gültiges Mandat.

Mandate müssen einschließlich Änderungen und Versionen - digital oder idealerweise physisch - in Ordnern aufbewahrt werden. Nach dem Erlöschen eines Mandats ist dieses noch für einen Zeitraum von mindestens 14 Monaten, gerechnet vom Einreichungsdatum der letzten eingezogenen Lastschrift, aufzubewahren.

• Ablaufbeispiel einer Kassen-Lastschriftzahlung

  Ein Kunde kauft Tickets an der Tageskasse und wünscht eine Bezahlung per Lastschrift. Am Ende der Bestellung geht ein PopUp für die "Einwilligung zum SEPA-Basislastschriftverfahren" auf. Sie drucken das Mandat aus, lassen es unterschreiben, heften es in einem Ordner ab und bestätigen im System den Erhalt des Mandats. Das System übernimmt das Bestelldatum als Mandatsdatum, die Lastschriftzahlung ist abgeschlossen und das Mandat rechtmäßig erteilt.

• Ablaufbeispiel einer Online-Lastschriftzahlung

  Ein Kunde kauft Tickets über Ihre Webseite und will per Lastschrift bezahlen. Am Ende der Bestellung geht ein PopUp auf und erst nachdem ein Haken in der Checkbox "Hiermit erteile ich, Peter Mustermann, dem Zahlungsempfänger das SEPA-Mandat" gesetzt wurde, kann die Bestellung abgeschlossen werden. ReserviX übernimmt das Bestelldatum als Mandatsdatum. Die Lastschriftzahlung ist abgeschlossen, ein Mandat aber laut geltender Rechts- und Sachlage (noch) nicht erteilt.

8. Mandatsreferenz und Versionierung

Jedes Basislastschriftmandat benötigt eine eindeutige Mandatsreferenz. Bei ReserviX ist dies einheitlich die Endkundennummer - E - Versionsnummer, also z.B. 1478523-E-1 für das erste Mandat. Wird unter einer Kundennummer oder nach Erteilung eines Mandats 36 Monate nichts gebucht oder wird die Bankverbindung geändert, zählt die Endung um einen Zähler hoch. Es muss nun ein neues Mandat z.B. mit der Mandatsreferenz 1478523-E-2 eingeholt werden. Wurde die Mandatsreferenz hochgezählt, kann die nächste Lastschrift-Bestellung nur dann abgeschlossen werden, wenn die Mandatserteilung per Checkbox bestätigt bzw. das Mandats-PDF geöffnet wurde.

9. Vorab den Fälligkeitstermin ankündigen

Jeder Kunde sollte fernmündlich (Callcenter) oder per E-Mail, SMS, Fax oder Post über den genauen Fälligkeitstermin des Lastschrifteinzugs informiert werden. Dieses Datum ist jedoch abhängig vom XML-Download: Erst nach Klick auf den XML-Dateilink werden die Fälligkeitstermine festgelegt. ReserviX verwendet zudem ausschließlich die Eillastschrift COR 1 - Lastschriftzahlungen sind somit nur mit einem DE-Konto möglich (IBAN beginnt mit DE) - und der Fälligkeitstermin liegt 2 Arbeitstage in der Zukunft.

Buchungslisten-Exceldatei : ReserviX stellt neben der XML-Datei eine Excel bereit, die alle Lastschriftinformationen zzgl. den Adressdaten enthält. Mit der Excel-Datei kann eine Liquiditätsplanung durchgeführt, können Daten kontrolliert sowie Serienbriefe für postalische Vorabinformationen erstellt werden.

Vorankündigung senden : Mit der Funktion werden an alle Lastschriftkunden in der XML standardisierte Vorankündigungs-Mails versendet (bei Lastschrift ist deshalb das Feld "E-Mail" ab sofort Pflichtfeld). Tipp: Wenn einzelne Kunden über keine E-Mailadresse verfügen, geben Sie einfach eine eigene Mailadresse an (z.B. Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! ). Die dort eintreffenden Vorankündigungstexte können anschließend postalisch versendet werden, wenn gewünscht. Die automatische Vorankündigung hat folgenden Inhalt:

Sehr geehrte Frau / sehr geehrter Herr Max Mustermann,

vielen Dank für Ihre Ticketbestellung (15630066). Den Betrag in Höhe von 21,00 EUR ziehen wir als SEPA-Lastschrift zum Fälligkeitstag 25.02.2014 zu Ihrer persönlichen Mandatsreferenz 6446847E2 und unserer Gläubiger-Identifikationsnummer DE83RX000000603658 von Ihrem Konto IBAN DE58680900000017655701 bei der Volksbank Freiburg (BIC: GENODE61FR1) ein. Sollte das Fälligkeitsdatum auf ein Wochenende oder einen Feiertag fallen, verschiebt sich die Abbuchung auf den ersten, darauf folgenden Banktag. Bitte achten Sie auf eine entsprechende Kontodeckung.

Mit freundlichen Grüßen
[VVKS-Name]
Diese E-Mail wurde automatisch generiert.

10. Fristen-Zusammenfassung

• Umwidmung senden: Sollte vor dem ersten Einzug mit Basislastschrift erfolgen (siehe Punkt 6)
• Basislastschrift-Mandat einholen: Ein Mandat zum Lastschrifteinzug wird am Ende der Bestellung nach Klick auf "Jetzt kaufen" erteilt bzw. kann bei Verkaufsstellen sogar ausgedruckt werden. Die Verkäufer an der Tages- bzw. Abendkasse sollten den Kunden auf dem ausgedruckten Mandat unterschreiben lassen und das gültige Mandat abheften sowie für min. 14 Monate aufbewahren.
• SEPA-XML einreichen: Beim Herunterladen der XML-Datei werden die COR1-Fälligkeitstermine bestimmt. Wird die Datei nicht am gleichen Tag eingereicht, kann diese einfach am nächsten Arbeitstag erneut heruntergeladen werden.
• Vorabinformation senden: Wenn Sie den Satz "Wir informieren Sie spätestens einen Arbeitstag vor dem Fälligkeitstermin über den Lastschrifteinzug" in Ihren Endkunden-AGB eingefügt haben, ist eine Vorabinformation am Tag der XML-Erstellung (= Download) und XML-Einreichung ausreichend. Dazu auf "Vorankündigung senden" klicken, um allen Lastschriftkunden in der SEPA-XML eine automatische E-Mail zu senden.
  
  Beispiel:
  
  

Bei Fragen oder Anregungen freuen wir uns über Ihre Nachricht an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! . Änderungen sind aufgrund der permanent wechselnden Rechts- und Sachlage ausdrücklich vorbehalten. Alle Vorlagen und Angaben ohne Gewähr. Dieses Dokument wird von der AD ticket GmbH permanent aktualisiert, bitte informieren Sie sich regelmäßig über mögliche Änderungen. Aktueller Stand 25.02.2014 / 14:30 Uhr.